Tietosuojaseloste

VideoVisit Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste (henkilötietolaki, 523/1999, 10 ja 24 §).
(seloste päivitetty 16.05.2018)

1. Rekisterinpitäjä

VideoVisit Oy
Y-tunnus: 2123094-8
Haukilahdenkatu 4, 00550 Helsinki
Puhelin: +358 9 3158 9800 (arkisin 8-16)

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Esa Ojala
Puhelin: +358 440 451 842
Sähköposti: esa.ojala@videovisit.fi

3. Rekisterin nimi

VideoVisit asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva asiakasrekisteri (”VideoVisit asiakasrekisteri”)

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen ja personointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin VideoVisit Oy:n kulloinkin kuuluvien yhtiöiden ja VideoVisitin huolella valikoimien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin, mukaan lukien suoramarkkinointi, etämyynti ja mielipide- sekä markkinatutkimukset. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton VideoVisitin käyttötarkoitusten kanssa.

VideoVisit voi käyttää käyttäjän päätelaitteen sijaintitietoja kaikkiin edellä tässä kappaleessa mainittuihin tarkoituksiin, pääsääntöisesti kuitenkin tarjotakseen käyttäjän sijaintiin perustuvia palveluita tai mahdollistaakseen käyttäjän toimintaa koskevan sisäisen analyysin, edellyttäen, että käyttäjä on antanut VideoVisitille nimenomaisen suostumuksensa sijaintitietojen käyttöön tai jos suostumus sijaintitiedon käyttämiseen yksikäsitteisesti ilmenee käyttäjän asiayhteydestä VideoVisitiin tai jos sijaintia koskevat tiedot ovat anonyymeja.

Henkilötietojen käsittelyn yleinen edellytys: henkilötietolain 8 § 1 momentin 1, 2, 5, 6 ja 7 kohdat.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
● etu- ja sukunimi
● yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
● asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
● suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
● sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden, huoltotiedotteiden, vikaraporttien tilaaminen), rekisteröidyn päätelaitteen ja selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio), sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot
● markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn mahdollisesti kohdistetut markkinointitoimenpiteet.
● asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. maksullisten tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, maksuttomien tuotteiden ja palveluiden tilaustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot, takuuasiat sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten videoneuvottelut/puhelut, sähköpostit, chat- sekä tekstiviestit)
● sukupuoli
● syntymäaika
● kieli
● edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot
● verkkokäyttäytymistä VideoVisitin verkkosivustoilla ja -palveluissa koskevat tiedot (esim. käytetyt videopalvelu-yhteydet, kalenterivaraukset, tukipalvelupyynnöt)
● Palvelun käytöstä tai muista asiakkaan itse antamista tiedoista analytiikan ja tekoälyn avulla pääteltyjä tietoja, esim. kuuluminen tietynlaisten käyttäjien ryhmään, terveydenhuoltopalvelujen ja terveyden seurannassa käytettävien sensoreiden ja mittalaitteiden tietoja.
● Asiakkaan suostumuksella sijaintitiedot, esimerkiksi GPS:n tai WLAN-yhteyspisteen tai matkapuhelinverkon tukiasemien avulla määritellyt koordinaatit. Käyttäjän tulee huomioida, että sijaintitietojen käytön estäminen estää sijaintiin perustuvien palveluiden tarjoamisen käyttäjälle.

Rekisterissä voidaan käsitellä laitteen ja/tai palvelun hankkineista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:
● asiakasnumero
● laskutus- ja perintätiedot
● käytetyn päätelaitteen yksilöivä tieto, esim. malli, laitetunnus, sarjanumero, ohjelmistoversio, takuutiedot, käytetyt lisälaitteet
● mobiiliyhteyden palveluntarjoaja ja yhteystunnus
● asiakkaan hyväksymien ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluista saatava terveydenhuollon seurannassa käytetty mittalaite- ja rekisteröitymistieto, sekä niihin liittyvä mittaustieto
● muita terveydenhoidon kannalta välttämättömiä tai edistäviä tietoja

Rekisterissä voidaan käsitellä asiakastilin avanneista ja/tai palveluihin rekisteröityneistä yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:
● käyttäjätunnus
● salasana
● tunnistetun käyttäjän palveluun liittyvät tiedot, kuten palvelun ominaisuuksien käyttötiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity ilmoittaa käyttävänsä (mm. VideoVisit verkko- ja mobiilipalvelut sekä VideoVisit palveluun yhdistettyjen palvelukumppaneiden mittalaitetietojen rekisteröinti- ja yhteystiedot). Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi VideoVisit-konsernin muista rekistereistä, sopimuskumppaneiden rekistereistä, sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi VideoVisitin yhteistyökumppaneille, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen
luovuttamista. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat VideoVisitin asiakasrekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton VideoVisitin
käyttötarkoitusten kanssa. Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten edellyttäen, että tiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon.

Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli VideoVisit myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän käyttämille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien, rekisteröidyn elintärkeän edun tai tietojen käsittelyn teknisen
toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Asiakaskohtaisesti voi olla sovittu myös tiukennetuista ehdoista, kuten kaiken tiedon käsittelystä vain Suomen rajojen sisäpuolella. VideoVisit voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja hallinnoimiinsa rekistereihin asiakkuuden ja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

8. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot.

Tietojen tarkistus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys asiakaspalveluumme. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu. Säännönmukaisesti tietoja luovutetaan konekielisenä poimintana. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

VideoVisit kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. VideoVisit suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.